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27/09/2018

Contrôle de la température de médicaments

Contrôle de la température de médicaments

Le système de monitoring de Rotronic et ses loggers ultramodernes mesurent la température ambiante des divers lieux de stock des médicaments. Ils déclenchent des alarmes par le RMS, lorsque les valeurs limites définies sont dépassées. Une température stable est un facteur extrêmement important et représente également une prescription légale. De nombreuses pharmacies pharmacieplus misent sur la simplicité d’utilisation du système de Rotronic et économisent ainsi argent et temps. 

Situation initiale

Les pharmacies sont soumises dans toute la Suisse à une législation stricte (loi sur les produits thérapeutiques, LPTh), qui spécifie à quelle température les médicaments doivent être conservés. Pour satisfaire à ces exigences, les températures à l’intérieur des armoires réfrigérées destinées aux médicaments, doivent être régulièrement contrôlées et documentées. Après que des dégâts dus à la température se soient produits dans l’une des pharmacies du groupe, de nombreuses filiales de pharmacieplus ont opté pour le système de contrôle de Rotronic.

Différents systèmes étaient jusqu’ici employés, selon les sites, pour contrôler et enregistrer la température, toutefois aucun ne possédait de fonction d’alarme à distance. Les données étaient parfois saisies manuellement. Au vu des très bonnes expériences du système de monitoring de Rotronic chez un important laboratoire de médicaments, pharmacieplus a décidé d’installer également cette application.

La condition préalable était de garantir la protection des données patients. Par conséquent, de nombreuses mesures de sécurité ont dû être prises. Il fallait s’assurer également que les données de températures soient enregistrées pendant plus de dix ans. Exigences qui peuvent être vérifiées lors du contrôle annuel du pharmacien cantonal. De plus, la plupart des pharmacieplus possèdent la certification ISO 9001 qui exige une traçabilité des données qui puisse être présentée lors des contrôles.

Technologie

Chez pharmacieplus, le système de contrôle de Rotronic est effectué par des loggers de données, qui communiquent avec un gateway pour alimenter le logiciel RMS par radio, à une fréquence de 868 MHz en ou directement par un raccordement LAN. Le logiciel assure le contrôle et le traitement des données pour leur analyse individuelle. Les loggers de données sont positionnés dans les locaux correspondants et sont paramétrés, de façon à enregistrer les données de température dans une fourchette de temps, allant de 10 secondes à 15 minutes. Trois mini loggers sont installés, en moyenne, dans chacune des 25 pharmacieplus équipées avec le système RMS. La plupart des appareils sont utilisés dans les armoires réfrigérées, car les médicaments entreposés dans celles-ci sont particulièrement sensibles aux variations de température.

La température, dans ces armoires, doit être comprise entre 2 °C et 8 °C. La température des locaux de vente est également contrôlée régulièrement et devrait être, à ces endroits, de 15 à 25 degrés. Dans ces filiales à l’équipement moderne, un logger peut également être installé sur le robot d’entreposage chargé de délivrer les médicaments. Dans l’entrepôt central et siège principal, à Bremblens, le choix a été fait parallèlement à la température, de mesurer et enregistrer le taux d’humidité de l’air.

Les données saisies par le mini logger sont envoyées par radio à un gateway, qui les transmet par Ethernet au serveur. Le gateway doit être installé, dans chaque pharmacie, à un endroit optimal, du point de vue de la liaison radio, vers chaque logger de données. Les données sont transmises au serveur par le réseau et enregistré sur celui-ci de manière centrale. Si la liaison radio ne devait pas fonctionner, le système peut recourir aux 44’000 valeurs de mesure enregistrées, de manière redondante, dans les loggers. Avec le système de contrôle de Rotronic, les pharmacieplus certifiées satisfont donc en permanence les normes prescrites par ISO 9001.

« Le RMS est extrêmement stable tout en restant très facile à utiliser. »

Sylvie Hug, pharmacieplus SA

La fonction d’alarme assure le déclenchement d’une alerte instantanée, en cas de montée ou de chute de température. Cette fonction peut être paramétrée individuellement dans chaque pharmacie. Il est aussi possible de déterminer à partir de quelle température et après quel laps de temps, l’alarme doit être déclenchée. Pour les pharmacieplus, les messages sont envoyés par courriel à la messagerie centrale de la filiale concernée. Une autre possibilité est de transmettre les alarmes par texto ou par téléphone, directement sur un appareil mobile (indépendamment du système d’exploitation), pour informer des variations critiques de température.

Procédure

Suite à l’installation et configuration du logiciel sur un des serveurs d’une société d’hébergements à Genève, à l’aide de l’ingénierie à distance et en collaboration avec Rotronic, le premier logger de contrôle RMS à être utilisé de manière active a été installé au siège principal de Bremblens (VD) où se trouvent également l’entrepôt central et le siège principal de pharmacieplus.

Après la réussite de cette installation, les autres sites de pharmacieplus ont pu accéder directement à l’application, en installant bien sûr dans ces pharmacies le matériel nécessaire. pharmacieplus SA a lancé une action permettant aux pharmacies intéressées d’acquérir le système à des conditions avantageuses, tout en profitant du support pour l’installation.

Sylvie Hug était la responsable pour l’installation du matériel sur tous les sites, selon les instructions de Rotronic. Elle a, en tant qu’assistante de projet informatique, visité personnellement toutes les filiales intéressées et a assuré la configuration correcte et efficiente du système. La présence d’Ethernet dans toutes les officines membres a permis de raccorder rapidement et sans problème les mini loggers et les gateways. Une fois l’installation réussie, le personnel des pharmacies a reçu une formation de 5 à 10 minutes, assurée par Sylvie Hug. De plus, toutes les informations importantes peuvent être consultées, à tout moment, dans un manuel d’utilisation ou sous forme de tutoriels sur Youtube. Le RMS est une application Internet, extrêmement conviviale, compatible avec les appareils mobiles équipés des systèmes iOS ou Android.

Exigences

La principale exigence était de respecter la protection des données et de conserver le haut standard de sécurité du système. Les directives de protection des données ont dû être respectées à chaque étape étant donné que les données des patients enregistrées par les pharmacies sont hautement sensibles. Le haut standard de sécurité dont dispose le centre de données et l’environnement de serveur de pharmacieplus a compliqué la configuration du système de Rotronic.

De plus, il a été difficile de réunir les personnes concernées par le projet, comme les prestataires informatiques de pharmacieplus ainsi que ceux de Rotronic. Rotronic a configuré le logiciel et concrétisé le projet. Côté client, Sylvie Hug était responsable auprès des pharmacies, du support informatique, de la configuration du matériel sur sites et de la formation du personnel. Diverses étapes du projet ont été planifiées et mise en œuvre par conférence téléphonique. Pour Sylvie Hug : « La collaboration avec Rotronic, particulièrement avec Marcel Rohrbach (vente) et Ayman Nagy (service), a été très agréable et efficiente. Le RMS est extrêmement stable tout en restant très facile à utiliser. De nombreux pharmaciens qui étaient plutôt sceptiques au début de l’installation dans leur officine, sont maintenant conquis. »

Résultats

Au cours de l’année 2018, le système de Rotronic a été installé dans pratiquement un tiers des pharmacieplus. Peu après cette mise en place, les utilisateurs se sont déclarés convaincus par la simplicité d’utilisation du système et ont mesuré la valeur ajoutée, représentée par le contrôle automatique de la température et la configuration individuelle des alarmes. Les données sont maintenant saisies avec fiabilité et précision toutes les minutes et peuvent être à tout moment visualisées et évaluées sur différentes périodes. Ceci représente une économie de temps et facilite le contrôle du respect des prescriptions concernant la température.

En savoir plus : surveillance de la température pour les pharmacies